Công ty Tổ chức Sự kiện Quy Nhơn – SOL EVENT là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng nhất tại Quy Nhơn. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành tổ chức sự kiện, SOL EVENT chia sẻ đến bạn quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp do công ty thực hiện từ trước đến nay. Người tổ chức sự kiện nắm được những thông tin cơ bản như:
- Xác định mục tiêu
- Lý do tổ chức sự kiện
- Thời gian tổ chức
- Số lượng người tham dự
- Yêu cầu đối với sự kiện… từ đó sẽ xác định được hướng đi của sự kiện. Lên ý tưởng và chủ đề
Concept là ý tưởng chính của một sự kiện, thường được người tạo sự kiện gọi là “linh hồn của sự kiện”, do đó giai đoạn hình thành ý tưởng cho sự kiện là rất quan trọng. Sau khi có Concept, người ta sẽ xây dựng Chủ đề (Event Theme). Các hiệu ứng hình ảnh như thiết kế sử dụng trong chương trình, trang trí; các hoạt động sự kiện sao cho phù hợp vi Concept cần cụ thể hóa. Nói thêm về chủ đề, nếu quan niệm là “linh hồn” thì chủ đề chính là “diện mạo” của sự kiện. Chủ đề chi phối tất cả nội dung và hoạt động của sự kiện. Để có được khái niệm và chủ đề, người ta phải dựa vào thông tin về đặc tính sản phẩm, thông điệp sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục đích truyền thông của sự kiện.
Viết kế hoạch tổ chức sự kiện
Từ Concept, người ta nảy sinh ra nhiều Ý tưởng. Và một khi các ý tưởng được phát triển, mọi người viết một kế hoạch (đề xuất) dựa trên ý tưởng đó. Một đề xuất tốt cần vẽ nên một bức tranh khả thi cho khách hàng / cấp trên về việc triển khai sự kiện này như:
- Chi phí dự trù
- Mục tiêu đạt được sau sự kiện
- Nội dung chương trình
- Quy trình thực hiện
- Kế hoạch truyền thông
- Các biện pháp hiệu quả…
Để người đọc phương án có thể hình dung được toàn bộ chương trình, nhìn chung cần phải có các bản vẽ thiết kế đi kèm như: Băng rôn, Vé mời, phòng sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh .. . Bạn càng đầu tư nhiều vào thiết kế, thì kế hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ hình dung. Càng dễ thu hút mọi người và bạn càng có nhiều khả năng thắng trong cuộc đấu giá (nhưng tất nhiên nó sẽ đòi hỏi bạn không phải làm việc nữa). Một phần thiết yếu là lập Ngân sách (nếu bạn làm việc cho một công ty), hoặc Báo giá (cho khách hàng)
Tổ chức sự kiện
Trước khi sự kiện diễn ra (PreEvent), nhiều yếu tố sẽ phải được thực hiện: từ nghiên cứu địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, hoạt hình, dàn dựng và cài đặt (set-up ), truyền thông cho chương trình, tổ chức mời khách mời, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt … và bạn sẽ phải rất chu đáo và nghiêm túc mới hoàn thành. Ngoài ra, cũng cần chuẩn bị cho những rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có những biện pháp ứng biến phù hợp.
Mọi quy trình trong việc tổ chức sự kiện sẽ được Công ty Tổ chức Sự kiện Quy Nhơn – SOL EVENT sắp xếp lên kế hoạch củ thể rõ ràng. Chúng tôi cung cấp tất cả các dịch vụ cần thiết để tổ chức một sự kiện quy mô lớn một cách chuyên nghiệp và uy tín.
Hãy liên hệ với chúng tôi ngay để nhận được uy đãi nhé!
